Die Information einer Kontoschließung erfolgt mittels entsprechender Anlieferung der Geschäftsdaten.
Ein geschlossenes Konto darf nicht mit einem deaktivierten bzw. stornierten Konto verwechselt werden. Stornierte Konten werden komplett ausgebucht, als hätte es sie nie gegeben. Das bedeutet, dass für bereits erfolgte Buchungen rückvalutarische Storno-Gegenbuchungen erzeugt werden. Regulär geschlossene Konten hingegen haben während ihres bisherigen Lebenszyklus bereits einen Beitrag zum Gesamtergebnis geleistet. Sie sind lediglich ab dem Schließungsdatum inaktiv. Geschlossene Konten verschwinden nicht unmittelbar aus der Datenhaltung, denn sie müssen für das laufende Geschäftsjahr weiterhin berücksichtigt werden.
Wird eine Kontoschließung angeliefert, so befindet sich das Konto anschließend zunächst im Schließungsprozess, d. h. in einem Übergangsstatus „Deal in Closing Status – CLOSING“. Dieser Geschäftsstatus verhindert die Erfassung bestimmter Geschäftsvorfälle. Andere Geschäftsvorfälle sind allerdings weiterhin regulär erfassbar, z. B. kann für ein zu schließendes Konto der Kontosaldo noch ausgebucht oder der Mahnworkflow beendet werden (Details s. u.). Sobald sich ein Konto in diesem Übergangsstatus befindet, wird ein entsprechender Eintrag in der Wiedervorlage erzeugt.
Am Ende einer jeden Tagesverarbeitung wird für alle zu schließenden Konten geprüft, ob die notwendigen Aktivitäten zur endgültigen Schließung des Kontos erfolgt sind (s. u.). Nur wenn dies der Fall ist, erhält das Konto den Status „Deal in Closed Status – CLOSED“. Anschließend sind sämtliche Geschäftsvorfälle für dieses Konto blockiert und die angelegte Wiedervorlage wird automatisch geschlossen. Wie bereits erwähnt bedeutet das aber nicht, dass diese Konten in der Anwendung nicht mehr sichtbar sind; sie werden weiterhin im Anzeigemodus dargestellt und in diversen Auswertungen für das laufende Geschäftsjahr berücksichtigt.
Voraussetzungen für die endgültige Schließung eines Kontos
Die folgenden beiden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit ein Konto endgültig geschlossen werden kann:
- Der Kontosaldo muss „0“ sein.
- Das Konto muss aus dem Mahnworkflow ausgeschieden sein.
Solange eine der beiden Bedingungen noch nicht erfüllt ist, verbleibt das Konto im Übergangsstatus „Deal in Closing Status – CLOSING“ und der entsprechende Eintrag in der Wiedervorlage bleibt bestehen.
Sobald ein Saldo von 0 vorliegt, scheidet das Konto automatisch aus dem Mahnworkflow aus, falls kein Mahnstopp vorliegt. In diesen Fällen muss der Mahnstopp manuell beendet werden. Dies sind gleichzeitig die einzigen Geschäftsvorfälle, die für Konten während des Zwischenstatus „Deal in Closing Status – CLOSING“ in der Anwendung erfasst werden können.